Wir sind ein eingetragener Verein mit anerkannter Gemeinnützigkeit. Wir sind ein Förderverein eines Kindergartens. Die Vorstandsarbeit ist ein Ehrenamt.

Nun möchte ein Vorstandsmitglied sämtliche Telefonkosten erstattet haben, wobei jedoch einige Zweifel bestehen, ob diese Telefonkosten a. überhaupt in der Höhe angefallen sind (Bsp. angeblich hat sie mit mir 28 mal telefoniert) b. ob sie geführt werden mussten (Bsp 11 mal für mehr als 3,- DM
Orstgespräche geführt zu dem Bau einer 2. Hochebene, obwohl wir vom Förderverein nur die Kosten, nicht die Organisation übernommen haben.

Kann ein Vorstandsmitglied überhaupt Telefonkosten erstattet bekommen, wenn er seine Arbeit ehrenamtlich durchführt?

Könnte ich zu diesem Thema schnell eine Antwort haben, da die Generalversammlung naht und wir dann den Kassenbericht vorlegen müssen.


Vielen Dank für Ihre Bemühungen


Mit freundllichen Grüßen

Angela Bornemann

Die Ehrenamtlichkeit der Tätigkeit verlangt nicht, dass man auch noch eigene Mittel für den Verein aufwenden muss. Entstehende Kosten aus der Vorstandsarbeit muss der Verein ersetzen; der Verein ist auch verpflichtet, dem Vorstand erforderliche Arbeitsmittel für die Erledigung seiner Arbeit zu stellen. Wie sonst sollte der Vorstand für den Verein tätig werden, wenn er mangels Geld / Arbeitsmaterialien nicht arbeiten kann?

Bedenken Sie bitte - wenn jemand in ein Vorstandsamt gewählt wird und neben erheblichen Opfern in zeitlicher Hinsicht (Verzicht auf Freizeit), den Nerven, die ihm sein Amt kostet, nun auch noch die nicht unerheblichen Kosten der Vereinsarbeit aus der eigenen Tasche bezahlen soll - wer wird sich dann noch finden, um ein solches Amt zu übernehmen?

Inwieweit die Kosten entstanden sind, muss das Vorstandsmitglied allerdings dem Verein nachweisen, wenn es Ersatz seiner Aufwendungen begehrt. (Der Ersatzanspruch ergibt sich übrigens aus dem BGB.) Es gilt der Grundsatz: Ein pauschaler Aufwendungsersatz ist nicht zuletzt aus steuerlicher Sicht unzulässig. Es bedarf also stets eines Einzelnachweises (bei Telefonaten üblicherweise der Einzelverbindungsnachweis der Telefongesellschaft, bei Einkauf von Büromaterialien - der Kassenbeleg usw.). Ohne Beleg keine Buchung, ohne Nachweis keine Kostenerstattung.

Über die Notwendigkeit von Kosten kann man sich bekanntermaßen immer streiten. Soweit unstreitig ist, dass die Kosten im Zusammenhang mit der Vereinsarbeit entstanden sind, müssen diese auch erstattet werden. Unnötige Ausgaben oder Ausgaben in einer nicht vertretbaren Höhe können Regressansprüche des Vereins gegenüber dem Mitglied / Vorstandsmitglied begründen. Hierbei sollte jedoch sorgfältig abgewogen werden, ob dies im Interesse des Vereins und der verfolgten Sache ist.