Auf Google.de stieß ich auf Ihren Verein durch Beitrag von Ihnen zum Vereinsrecht.
Ich rief dann bei Ihnen an, und ihre Mitarbeiterin war so freundlich, mir den Rat zu geben, Sie per Email zu kontaktieren...

Mein Anlass ist folgender:

Ich arbeite bei einem gemeinnützigen Verein, der humanitäre Hilfe weltweit leistet, als Bilanzbuchhalter und Controller seit 200.

Im Jahre 2002 kam ein neuer Mitarbeiter zu uns. Dieser reiste sehr viel und tätigte Privatausgaben bei seinen Reisen auch aus dem Reisekostenvorschuss, den er von der Firma mitführte. Solche Privatausgaben stellen bei uns kein Problem dar, da sie bei der Reisekostenabrechnung ausgewiesen werden und bei der Abrechnung des Reisekostenvorschusses vom Mitarbeiter erstattet werden.

Der gleiche Mitarbeiter tätigte im Dezember 2002 zwei Privatausgaben mit der Firmenkreditkarte während einer Auslandsgeschäftsreise i.H.v. 110 Euro.

Im Jahre 2004 gab es noch 2 weitere Privatausgaben mit der Firmenkreditkarte.

Als ich die Kreditkartenabrechnungen und Kontoauszüge der Bank erhielt, fand ich beim ersten Mal schon Beträge darauf, für die ich keine geschäftlichen Belege hatte. Ich sprach den Mitarbeiter darauf an, und er teilte mir mit, dass dies Privatausgaben seien und er diese Privatausgaben ersetzen würde. Da

wies ich den Mitarbeiter an, umgehend die Beträge zu erstatten, was er auch tat.

Mein Vorgesetzter, der Geschäftsführer des Vereins, erhebt jetzt den Vorwurf gegen mich, ich hätte ihn von diesen Privatausgaben informieren müssen.

Seine Argumentation ist, es hätte hier ein Vorteilsnahme in Form von geldwerten Vorteilen seitens des Kollegen vorgelegen, zu der der Verein keine Zustimmung erteilt habe. Da ich dies nicht gemeldet habe, hätte ich meiner Informationspflicht nicht genügt.

Dadurch wäre die Gemeinnützigkeit des Vereins gefährdet worden.

Ich möchte Sie höflichst fragen: Stimmt das, dass die Gemeinnützigkeit dadurch gefährdet wurde ? Es handelt sich hier um drei Privatausgaben zwischen 40 und 110 EUR in 2 Jahren. Der Zinsverlust für den Verein beträgt 40 Cents. Ihre Antwort wäre mir sehr wichtig, da mir eine Abmahnung angedroht wurde.

Da der Mitarbeiter die Privatausgaben ersetzt hat, ist die Gemeinnützigkeit des Vereins nicht gefährdet. Sollten Priavtausgaben im großen Stil über die Vereinskasse abgewickelt oder Priavtausgaben von Mitarbeitern nicht ersetzt werden, so kann dies ein Grund sein, die Gemeinnützigkeit abzuerkennen, was jedoch gleichfalls nicht zwangsläufig der Fall sein muss, da hier immer noch von einer "verdeckten" Arbeitslohnzahlung ausgegangen werden könnte, die der Mitarbeiter zu versteuern hätte - aber dies nur nebenbei.

M.E. besteht ferner auch keine Verpflichtung Ihrerseits zur Information des Vorstands (hier in Person des Geschäftsführers) über jede "Kleinigkeit". Sie sind Ihrer Pflicht aus meiner Sicht dadurch nachgekommen, dass Sie den Mitarbeiter umgehend aufgefordert haben, die Privatausgaben zu ersetzen. Erst wenn der Mitarbeiter dies abgelehnt hätte oder dieser Aufforderung nicht umgehend nachgekommen wäre, erst dann wäre eine Information an den Vorgesetzten erforderlich gewesen. Aus diesem Grund betrachte ich eine Abmahnung als schlichtweg unzulässig, da es schwer sein dürfte, Ihnen hier eine Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten nachzuweisen. Welche sollten dies denn im Einzelnen sein ...?

Unabhängig davon würde ich empfehlen, den betreffenden Mitarbeiter auf den "geldwerten Vorteil" hin anzusprechen - vielleicht sogar unter Hinweis auf Ihre aktuellen Probleme durch die von ihm getätigten Privatausgaben - und ihn bitten, auch den geldwerten Vorteil zu erstatten.

Im Übrigen ist festzuhalten, dass ein mitgeführter Reisenkostenvorschuss (ich nehme an in bar) letztlich genauso zu sehen ist, wie die Firmenkreditkarte, nur mit dem Unterschied, dass es sich hierbei um "Plastikgeld" handelt.

Abschließend bleibt festzuhalten:
Allein die Behauptung, dass weil Sie den Geschäftsführer nicht informiert hätten, wäre die Gemeinnützigkeit gefährdet (so entnehme ich es Ihren Worten), ist nüchtern betrachtet blanker Unfug. Wenn denn das Tätigen von Privatausgaben die Gemeinnützigkeit tatsächlich gefährdet, so hätte letztlich auch eine Information an den Geschäftsführer nichts mehr an der Situation ändern können, da der Tatbestand der Gefährdung der Gemeinnützigkeit mit Tätigen der Privatausgaben bereits erfüllt gewesen
wäre. Wenn denn der Geschäftsführer unbedingt eine Abmahnung aussprechen will, dann muss er sich schon konsequent an den Verursacher der Privatausgaben wenden und nicht an denjenigen, der diese lediglich festgestellt und deren umgehende Erstattung veranlasst hat. Wie Sie sehen, dürfte eine evtl. Abmahnung auch aus dieser Sicht gänzlich unzulässig sein - ganz abgesehen davon, dass eine Gefährdung der Gemeinnützigkeit durch das Tätigen von Privatausgaben zu keinem Zeitpunkt gegeben war.