Von dem danach erforderlichen Nachweis der Vorsteuern in Rechnungen kann abgesehen werden, wenn ein Unternehmer für Reisekosten statt des Einzelnachweises den einkommensteuerrechtlich zugelassenen Abzug von Pauschbeträgen wählt. Dies ergibt sich auch § 15 Abs. 8 Nr. 1 UStG i.V.m. § 36 Abs. 1 und § 37 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV); denn danach kann ein Unternehmer, wenn er aus Anlass einer Geschäftsreise (§ 38 UStDV) im Inland für seine Mehraufwendungen für Verpflegung einen Pauschbetrag in Anspruch nimmt, wie er für Zwecke der Einkommensteuer anzusetzen ist, 13,1 v.H. der Pauschbeträge als Vorsteuer abziehen.

Werden einem Arbeitnehmer die aus Anlass der Dienstreise im Inland entstandenen Aufwendungen für die Benutzung eines eigenen Kraftfahrzeugs erstattet, so kann der Unternehmer für jeden gefahrenen Kilometer ohne besonderen Nachweis 8,7 v.H. der erstatteten Aufwendungen als Vorsteuer abziehen, wobei aber der als Vorsteuer abziehbare Betrag 8,7 v.H. der Pauschbeträge nicht übersteigen darf (§ 36 Abs. 2 UStDV).

Verwendet der Unternehmer anlässlich einer Geschäftsreise im Inland ein nicht zu seinem Unternehmen gehörendes Fahrzeug und nimmt er für die ihm dadurch entstehenden Aufwendungen einen Pauschbetrag in Anspruch, so kann er für jeden gefahrenen Kilometer 6,1 v.H. dieses Betrages als Vorsteuer abziehen. Der als Vorsteuer abziehbare Betrag darf jedoch 6,1 v.H. des einkommensteuerlichen Pauschbetrages nicht übersteigen (§ 36 Abs. 3 UStDV).

Die so errechneten Vorsteuerbeträge müssen allerdings belegmäßig nachgewiesen werden; dazu sieht § 36 Abs. 5 UStDV vor, dass über die Reise ein Beleg auszustellen ist, der Zeit, Ziel und Zweck der Reise, die Person, von der die Reise ausgeführt worden ist, und den Betrag angibt, aus dem die Vorsteuer errechnet wird.

Der Unternehmer kann jedoch auch aus den gesamten ihm anlässlich der Geschäftsreise im Inland entstehenden bzw. seinem Arbeitnehmer erstatteten Aufwendungen (Reisekosten) einen Pauschbetrag von 10,5 v.H. als Vorsteuer abziehen (§ 37 UStDV). Dabei ist von den einkommensteuerlich zulässigen Pauschbeträgen auszugehen. Nimmt der Unternehmer die Möglichkeit der Gesamtpauschalierung des Vorsteuerabzugs aus Reisekosten in Anspruch, so muss er diese Option für alle Geschäftsreisen des jeweiligen Kalenderjahres beibehalten. Neben den vorstehend beschriebenen belegmäßigen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug muss bei der Gesamtpauschalierung des Vorsteuerabzugs aus Reisekosten aus dem zu erstellenden Beleg auch zu ersehen sein, wie sich die anlässlich der Geschäfts- oder Dienstreise entstandenen Aufwendungen im einzelnen zusammensetzen.